Aktiv och engagerad chef viktigt vid distansarbete

Coronakrisen har inneburit en rivstart för många anställda att arbeta hemifrån. Det nya arbetssättet innebär mer flexibilitet, men också utmaningar när det ordinarie schemat kanske helt är satt ur spel. Många anställda har dessutom tvingats till en snabb omställning.

− Det kan vara så att många inte är vana att jobba hemifrån. Det kan vara svårt om man inte har ramar och policies för hur man ska jobba, eller inte fått information om hur det är att jobba flexibelt. Även den sociala gemenskapen riskerar att falla bort nu, säger doktoranden Sofie Bjärntoft som forskar om flexibelt arbete vid högskolan i Gävle.

I ett stort pågående forskningsprojekt studerar Sofie Bjärntoft hur flexibelt arbete upplevs av cirka 4000 anställda på Trafikverket. Där har majoriteten av medarbetarna, däribland många ingenjörer, möjlighet att delvis jobba hemifrån och själva styra sin arbetsdag. Genom den fyraåriga studien, som avslutas i år, har forskarna velat kartlägga faktorer som påverkar det flexibla arbetet.

− Tidigare forskning har visat att flexibelt arbete upplevs som positivt och fördelaktigt för balansen mellan jobb och fritid, men det finns också faktorer som utmanar den balansen. Det blir lätt ett gränslöst arbete, och att ha en strategi för det här upplevs som viktigt för att kunna upprätta en hållbar balans.

Medarbetare kan känna egen press

En delstudie som tittat på den svåra gränsdragningen mellan jobb och privatliv visar att en av de största utmaningarna är medarbetarnas förväntningar att ständigt vara tillgängliga. Här spelar tekniken en stor roll.

− Fick man ett mejl på kvällen i telefonen så hade man svårt att låta det vara. Det fanns en känsla att man borde svara på det och visa att man är tillgänglig. Ofta var det inte en förväntan från chefer eller kollegor, utan en egen press medarbetarna kände.

För att få arbetet att flyta på när alla inte jobbar samtidigt − och dessutom på olika håll − har cheferna en mycket viktig roll att fylla, visar studien som även undersökt ledarskapets betydelse.

− Nya delar av ledarskapet som kanske inte lyfts fram tidigare blir nu viktiga, konstaterar Sofie Bjärntoft.

Exempelvis blir ett mer strukturinriktat ledarskap viktigt för att skapa tydliga ramar och mål kring distansarbetet.

− Vi såg att det var viktigt för balansen att känna att man hade stöd för att sätta gränser i arbetet. Det handlar om att få hjälp med struktur och prioriteringar när både chef och medarbetare jobbar på olika håll och inte har den dagliga avstämningen som man annars har.

”Viktigt att följa upp”

Utöver att tydliggöra förväntningar för enskilda medarbetare eller arbetsgrupper bör chefen också föregå med gott exempel, visar en påbörjad delstudie kring åtgärder för att flexibelt arbete ska fungera. Det kan exempelvis handla om att chefen inte skickar mejl till anställda på kvällar eller helger.

− Men om det sker ska chefen tydligt informera om varför mejl skickas utanför ordinarie arbetstid och att svar inte förväntas. Annars är det lätt att medarbetarna känner att de också ska vara tillgängliga.

Forskningsprojektet visar även att ett relationsinriktat ledarskap får stor betydelse för anställda när många jobbar hemifrån. Det innebär att chefen bör ägna mycket tid åt att stötta och bry sig om sina medarbetare.

− Det handlar om att försöka behålla den sociala kontakten mellan chef och enskild medarbetare, men också att chefen ser till att gemenskapen i gruppen behålls. Speciellt nu kan det vara viktigt att följa upp, fråga hur medarbetare mår och hur det går i arbetet, säger Sofie Bjärntoft.