Ta kontrollen över det jobbiga samtalet

Chefen som skrek åt dig. Medarbetaren som brast i gråt över att få kritik. Kunden som slänger på luren. Den självklara reaktionen är att i möjligaste mån undvika dessa personer.

Men det är ingen bra metod. Tricket är att lära sig att hantera svåra samtal utan att förstöra relationen, säger hr-experten Jean-Francois Manzoni i en artikel på Harvard Business Review.

1. Ändra attityd.
   Om du till exempel har tänkt säga nej till chefen blir du mindre nervös om du i stället tänker dig det som att du ska föreslå en alternativ lösning. Tänk neutralt på det som "ett samtal" bara.
2. Andas.
   Om du är lugn och koncentrerad har du större möjligheter att klara samtalet. Medveten andning hjälper att få ner nervositeten. Träna på tekniken som ökar koncentrationsförmågan och klara av svårigheter. Om du misstänker att ett samtal någon vill ha med dig kan bli jobbigt, kan du först ursäkta dig och gå undan en stund först och samla tankarna.
3. Planera.
   Föreställ dig samtalet och skriv ner några stolpar. Ett helt manus är slöseri med tid, för samtalet utvecklar sig inte alltid precis som man tror. Var flexibel och öppen för alternativa spår.
4. Bekräfta.
   Visa att du bryr dig om den andras åsikter. Om du inte förstår problemets, säg det och be att personen förklarar.
5. Visa medkänsla.
   Svåra samtal kan leda till ansträngda relationer på arbetsplatsen. Därför är det bra att inta en empatisk och omtänksam attityd. Leverera det svåra budskapet på ett enkelt och ärligt vis. Akta dig för att dra in dina egna känslor till samtalet, typ "det här är svårt för mig också". Det är det värsta du kan göra.
6. Lyssna.
   Ta det lugnt och tänk efter innan du replikerar. Det lugnar ner tempot i samtal och ger dig en möjlighet att hinna tänka ut de rätta orden. Chanserna ökar om du verkligen lyssnar. Säg inte "jag hör vad du säger" eller pilla på mobilen.
7. Ge något.
   Om du tänker ta ifrån någon något, fundera då ut någonting du kan ge också.
8. Reflektera.
   Efter ett svårt samtal är det viktigt att reflektera över vad som gick bra och inte.