Forskare: Därför leder många möten till stress och kaos

I en ny bok pekar hon och två forskarkollegor på hur alltför många möten kan leda till stress, kaos och oordning för medarbetarna.

I både privat och offentlig verksamhet har administratörer, ekonomer, HR-personal, kommunikatörer och marknadsförare blivit fler – yrkeskategorier som i hög utsträckning har möten som arbetsform – och som drar med sig resten av organisationen i möteskarusellen. Det kan leda till frustration hos dem som jobbar operativt, med kärnverksamheten.

– Till exempel lärare klagar över att det blir för mycket möten som inte är till nytta och säger att det hade varit bättre att få undervisa och träffa eleverna mer, säger Malin Åkesson.

Förändring via möten

En annan orsak till fler möten är ett nytt sätt att se på förändringsarbete. Förr fattades beslut om förändring av få personer högt upp i hierarkin, medan det nu finns en utbredd ambition om att ha delaktighet.

– Ansvarsfördelningen blir inte lika tydlig som om en hade bestämt. En hel grupp blir ansvarig och det kan ju vara skönt: "Vi har bestämt" i stället för "jag har bestämt", säger Malin Åkesson.

Ett möte leder dessutom ofta till att nya arbetsgrupper tillsätts, som i sin tur behöver hålla möten för att sedan rapportera tillbaka i ytterligare ett möte.

I boken pekar forskarna också på den ökade specialiseringen i arbetslivet. Den leder till ett behov att koordinering – och det sker i möten.

Börja ifrågasätta

Men hur får man då till en sund möteskultur? Det måste börja med ett ifrågasättande – bort från slentrianen, att aldrig ha en viss typ av möten för att det alltid har varit så, tipsar Heléne Arvidsson, vd på konsultföretaget Gr8 Meetings i Malmö.

Problemet är att chefer sällan har utbildats i konsten att bygga möteskultur, trots att möten kostar så mycket tid och pengar, menar hon.

– Som ny chef ärver du oftast möten. Mötena finns många gånger för att de alltid har funnits, inte för att någon har tänkt igenom varför vi behöver just det här mötet eller vilka som behöver delta för att det ska bli bra.

Tydlig struktur

En av nycklarna är tydlig struktur: Vilka ses? Varför och hur ofta? Att för varje möte ha en tydlig agenda är avgörande, så att alla inbjudna redan i förväg har samma förväntningar på vad mötet ska handla om och resultera i.

Det ska också vara tydligt vilket beteende som accepteras på möten, anser Heléne Arvidsson.

– Det är viktigt att man enas. Är det okej att ha telefon eller dator igång under mötet? Ska man komma förberedd? Hur viktigt är det att hålla tiden och hur snabbt måste man svara på en mötesinbjudan?

Den tredje nyckeln är mötesledaren. Visst är det alla deltagares ansvar att bidra, men mötesledaren är den som ska ha förberett sig på att inleda, skapa engagemang, avgöra vilka frågor som kan parkeras till senare och sedan avrunda.

Med en genomtänkt möteskultur sparas tid. Men den är också viktig för den sociala arbetsmiljön, understryker Heléne Arvidsson.

– Att ha ett forum för dialog är otroligt viktigt för att alla medarbetare ska komma till tals. Har du dåliga möten blir det ingen dialog.

Resefria möten

I klimatkrisens spår talas det alltmer om resefria möten. Varför låta medarbetare ägna timmar åt att resa, när man smidigt kan mötas digitalt? Visst kan man dra ner på fysiska möten, men man ska vara medveten om att digitala möten inte blir detsamma, påpekar Heléne Arvidsson.

– De är mycket svårare att leda. Du har inte ögonkontakten, tekniken kan strula. Vi är sociala varelser och vi fångar in så otroligt mycket utöver det som sägs. Det tappar man i ett digitalt möte.

Här har hon en tumregel till den som tvekar över resekrävande möten:

– Om mötet verkligen driver företaget eller organisationen framåt, det kan få avgöra om det är värt det.